REGULAMIN REZERWACJI I KORZYSTANIA Z SAL SZKOLENIOWYCH / KONFERENCYJNYCH W CENTRACH EUROPROFES
Sale szkoleniowe / konferencyjne lub Sale – sale szkoleniowe zlokalizowane w powierzchniach znajdujących się w dyspozycji Europrofes sp. z o.o.
Regulamin – niniejszy dokument firmy EUROPROFES Sp. z o.o. regulujący zasady korzystania z wynajmowanych sal i pomieszczeń wspólnych.
Wydarzenie – oznacza wszystkie zdarzenia organizowane przez Organizatora.
Organizator – podmiot dokonujący rezerwacji, który zamierza zorganizować Wydarzenie w Salach szkoleniowych
Uczestnik – oznacza osobę biorącą udział w Wydarzeniu.
Umowa najmu – oznacza umowę cywilno-prawną zawartą pomiędzy firmą EUROPROFES Sp. z o.o. i Organizatorem, której przedmiotem jest najem powierzchni na potrzeby zorganizowania Wydarzenia.
- Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania oraz użytkowania sal szkoleniowych/konferencyjnych i innych pomieszczeń wspólnych do których tytuł prawny posiada firma EUROPROFES Sp. z o.o.
- Regulamin obowiązuje Organizatorów i Uczestników takich wydarzeń jak: szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje lub inne tego typu spotkania, zwane dalej Wydarzeniem.
- Udostępnienie powierzchni firmy EUROPROFES Sp. z o.o. może nastąpić tylko w celu zorganizowania wydarzeń wymienionych powyżej.
- Organizator nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania powierzchni firmy EUROPROFES Sp. z o.o. podmiotom trzecim bez pisemnej zgody EUROPROFES sp. z o.o.
- Poprzez wynajęcie sali należy rozumieć zgłoszenie przez Organizatora woli użytkowania sali oraz potwierdzenie rezerwacji przez firmę EUROPROFES Sp. z o.o.
- Zgłoszenie rezerwacji dokonywane jest przez Organizatora za pomocą:
a) formularza zamówienia sali szkoleniowej / konferencyjnej, dostępnego na stronie internetowej pod adresem www.europrofes.pl w zakładce „Zamów salę”,
b) formularza zamówienia sali szkoleniowej / konferencyjnej przesłanego Organizatorowi przez przedstawiciela firmy EUROPROFES Sp. z o.o.
c) drogą mailową na jeden z adresów umieszczonych na ww. stronie internetowej www.europrofes.pl
d) za pomocą faksu: (22) 883 50 37.
- Potwierdzenie rezerwacji dokonywane jest przez firmę EUROPROFES Sp. z o.o. drogą telefoniczną, mailową lub faksem w terminie do 3 dni roboczych od daty zgłoszenia rezerwacji. Tylko potwierdzenie rezerwacji dokonane przez firmę EUROPROFES Sp. z o.o. jest równoznaczne z rezerwacją podanego terminu.
- Rezerwacji należy dokonać co najmniej na 2 tygodnie przed planowaną datą Wydarzenia.
- Bezkosztowe anulowanie rezerwacji sali i rezygnacja z zamówionych usług dodatkowych możliwe są do 7 dni roboczych przed realizacją szkolenia / konferencji. Rezygnacja musi zostać zgłoszona przez Organizatora drogą mailową drogą mailową na adres, przy pomocy którego dokonywano rezerwacji, lub faksem (22) 883 50 37. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym niż 7 dni roboczych, EUROPROFES Sp. z o.o. ma prawo obciążyć Organizatora pełnym kosztem wynajmu oraz zamówionych przez niego usług dodatkowych.
6. EUROPROFES Sp. z o.o. może zażądać od Organizatora nieodwołalnego potwierdzenia dokonanej rezerwacji w terminie wcześniejszym niż 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia / konferencji.
7. Opłata za salę i dodatkowe usługi zamówione przez Organizatora naliczana jest zgodnie z dokonaną przez niego rezerwacją i zamówieniem, niezależnie od faktycznego czasu wykorzystania sal oraz niezależnie od faktycznego wykorzystania wszelkich innych usług dodatkowych zamówionych przez Organizatora, z wyłączeniem § 2 ust. 9 oraz § 2 ust. 12 niniejszego regulaminu.
8. Korzystanie przez Organizatora podczas wynajmowania sal firmy EUROPROFES Sp. z o.o. z własnego cateringu lub serwisu kawowego możliwe jest tylko po otrzymaniu stosownego pozwolenia od firmy EUROPROFES sp. z o.o. i wymaga wniesienia opłaty, ustalanej każdorazowo indywidualnie. Pozwolenie takie wymaga formy pisemnej, wraz z określeniem warunków finansowych i organizacyjnych korzystania z własnego cateringu lub serwisu kawowego.
9. W przypadku braku uzyskania powyższego pozwolenia przed planowanym terminem wynajmu sali, EUROPROFES sp. z o.o. ma prawo do naliczenia dodatkowej opłaty karnej, w wysokości podwójnej pełnej stawki wynajmu sali szkoleniowej, w której odbywało się dane szkolenie, za każdy dzień korzystania z własnego cateringu lub serwisu kawowego.
- Sala otwierana jest najwcześniej na 60 min przed rozpoczęciem Wydarzenia.
- Zwrot wynajętej przez Organizatora sali powinien nastąpić w ciągu 30 minut od zakończenia okresu użytkowania sali, w celu przeprowadzenia wspólnych oględzin stanu sali i jej wyposażenia przez Organizatora i przedstawiciela firmy EUROPROFES Sp. z o.o.
12. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z sali, EUROPROFES Sp. z o.o. uprawniona jest do naliczania dodatkowej opłaty za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu, proporcjonalnie do stawki za jeden dzień korzystania z danej sali, według cennika umieszczonego na stronie internetowej www.europrofes.pl
13. Faktura VAT wystawiana jest przez EUROPROFES Sp. z o.o. po wykonanej usłudze, z czternastodniowym terminem płatności. Płatności dokonywać należy na numer rachunku podany na fakturze.
14. W przypadku gdy Organizator przekroczy termin płatności którejkolwiek z faktur wystawionych przez firmę EUROPROFES Sp. z o.o., ma ona prawo anulować wszelkie rezerwacje sal dokonane przez Organizatora.
Obowiązki organizatora i uczestników Wydarzenia.
- Organizator jest zobowiązany do:
a) utrzymywania porządku i czystości w trakcie trwania Wydarzenia we wszystkich wynajmowanych pomieszczeniach,
b) usunięcia wszystkich wniesionych do Sali Szkoleniowej materiałów szkoleniowych, promocyjno-informacyjnych i im podobnych po zakończeniu Wydarzenia,
c) wyegzekwowania od firmy cateringowej sprzątnięcia sali szkoleniowej i pomieszczenia w którym udostępniono posiłki lub sprzątnięcia tych pomieszczeń na własną rękę przez Organizatora w przypadku uzyskania uprzedniej zgody na wynajęcie takich usług we własnym zakresie,
d) zapewnienia dozoru odzieży wierzchniej pozostawionej przez Uczestników Wydarzenia w sali w trakcie trwania Wydarzenia.
e) pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została mu przekazana.
- Organizator może zamówić usługi dodatkowe typu - tłumaczenia, dodatkowy sprzęt multimedialny, itp. za pośrednictwem firmy EUROPROFES Sp. z o.o. lub bezpośrednio u dostawców usług.
- W przypadku zamówienia usług dodatkowych bezpośrednio u dostawcy, wymagana jest akceptacja dostawcy przez firmę EUROPROFES Sp. z o.o.
- Organizator zobowiązany jest do przekazania firmie EUROPROFES Sp. z o.o. danych kontaktowych podmiotów świadczących usługi dodatkowe dla danego Wydarzenia.
- Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z Wydarzeniem ponosi Organizator, w szczególności odnosi się to do utraty, ubytku uszkodzenia lub zniszczenia sprzętu, odzieży wierzchniej lub innych przedmiotów Organizatora lub Uczestników Wydarzenia.
- Organizator ponosi odpowiedzialność wobec firmy EUROPROFES Sp. z o.o. za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania wynajętej powierzchni od firmy EUROPROFES Sp. z o.o., w tym w szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia firmy EUROPROFES Sp. z o.o.
- Za szkody związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora, Organizator odpowiada jak za własne działania.
- W przypadku stwierdzenia szkody lub straty wynikłej z niewłaściwego użytkowania wynajmowanych pomieszczeń przedstawiciel firmy EUROPROFES Sp. z o.o. stworzy dokumentację uszkodzenia wraz z kosztorysem napraw, następnie dokona napraw zgodnie z kosztorysem, którego kopie prześle na adres Organizatora. Organizator pokryje w całości koszty usunięcia uszkodzenia w terminie 14 dni od daty doręczenia noty obciążeniowej.
Przepisy porządkowe.
- Wszelkie prace podejmowane na terenie wynajmowanych pomieszczeń związane z organizacją Wydarzenia (tj. montaż, demontaż urządzeń służących organizacji Wydarzenia – np. standów i punktów informacyjno-promocyjnych, dodatkowego oświetlenia i nagłośnienia, elementów wystroju lub wyposażenia itp.) mogą być prowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z firmą EUROPROFES Sp. z o.o.
- Niedozwolona jest zmiana wystroju sal, przestawianie stołów, zamontowanego sprzętu itp. bez wcześniejszej konsultacji z przedstawicielem firmy EUROPROFES Sp. z o.o.
- Na terenie wynajmowanych pomieszczeń, w tym na terenie sal, obowiązuje całkowity zakaz palenia.
- Standy reklamowe firmy EUROPROFES Sp. z o.o. są integralnym elementem wyposażenia sal i Organizator Wydarzenia nie można zmieniać miejsca ich ekspozycji bez zgody przedstawiciela firmy EUROPROFES Sp. z o.o.
- Organizator powinien zgłosić przedstawicielowi firmy EUROPROFES Sp. z o.o. listę osób lub osobę odpowiedzialną za organizację Wydarzenia ze strony Organizatora.
- Klucze do sal konferencyjnych wydawane są Organizatorowi przez przedstawiciela firmy EUROPROFES Sp. z o.o. Klucze powinny być oddawane temu przedstawicielowi niezwłocznie po zakończeniu Wydarzenia.
- EUROPROFES Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal, jeżeli charakter organizowanego Wydarzenia jest sprzeczny z przepisami prawa lub w sposób negatywny może wpłynąć na wizerunek firmy EUROPROFES Sp. z o.o.
- EUROPROFES Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal firmom, instytucjom lub organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu we wcześniejszym terminie.
- EUROPROFES Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za jakoś prezentowanych i wykorzystywanych podczas Wydarzenia materiałów.
- EUROPROFES Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do obowiązującego regulaminu. Wszystkie zmiany są wprowadzone na bieżąco do treści Regulaminu i publikowane na stronie www.europrofes.pl/sale_szkoleniowe w zakładce Regulamin.
- Regulamin obowiązuje od dnia 01.08.2011r.
